Privacyverklaring

Algemeen

Over deze verklaring

Voor de Evangelische Gemeente Parousia te Zoetermeer (hierna te noemen “de gemeente”) is privacy en een veilige omgeving van groot belang.

Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen onze gemeente. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij onze gemeente is.

Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens

U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de gemeente ervoor dat uw privacyrechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen onze gemeente is een ieder die op basis van zijn functie gegevens ontvangt op grond van het nog toe te voegen artikel 8.3 aan het Huishoudelijk Regelement tot geheimhouding verplicht. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de gemeente diverse beleidsmatige maatregelen getroffen. Deze staan in Bijlage 1 onderaan dit document.

Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de gemeente

Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacy-regels te voldoen, heeft de gemeente de coördinatie van die waarborgen belegd bij de diaken communicatie.

Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen kunt u ook daarvoor met deze persoon contact opnemen.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:

 

1.       Het recht op dataportabiliteit.
Het recht om persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij.

2.       Het recht op vergetelheid.
Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de gemeente is mogelijk en de gemeente moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voorzover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de gemeente zich daar niet tegen verzetten.

3.       Recht op inzage.
Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.

4.       Recht op rectificatie en aanvulling.
Het recht om de persoonsgegevens die u verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voorzover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de gemeente zich hiertegen niet verzetten.

5.       Het recht op beperking van de verwerking:
Het recht om minder gegevens te laten verwerken.

6.       Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering.
Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. U krijgt bijvoorbeeld alleen een brief van de gemeente als een persoon daarbij heeft besloten u de brief te sturen, niet omdat een computersysteem u een automatisch bericht stuurt.

7.       Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.

8.       Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de gemeente via de contactgegevens hierboven vermeld. Voor uitschrijving als lid van de gemeente dient u een uitdrukkelijk verzoek te richten aan de secretaris van de gemeente. Voor verwijdering uit het bestand met bezoekers kunt u zich richten tot de op de website vermelde contactpersoon voor persoonsgegevens.

VERWERKINGEN VANWEGE DE ALGEMENE ORGANISATIE & LEDENADMINISTRATIE

Gezien de werking van de gemeente vinden er een aantal verwerkingen plaats die direct verband houden met organisatie. Het gaat om verwerkingen in het kader van de algemene organisatie (bijvoorbeeld verkiezingen van ambtsdragers) en de ledenadministratie. In de onderstaande tabel staat om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is

 

Situatie

welke gegevens zijn erbij betrokken

grondslag

Algemene Organisatie

De organisatie van de gemeente kent ambtelijke vergaderingen die leiding geven aan de gemeente. In deze ambtelijke vergaderingen zitten ambtsdragers die daarin verkozen worden. Het huishoudelijk reglement schrijft voor dat deze door de ledenvergadering worden verkozen. Binnen deze verkiezingsprocedure worden persoonsgegevens verwerkt. Allereerst worden door gemeenteleden namen genoemd van die leden die naar hun mening in aanmerking van het ambt komen. Daarna krijgen de gemeenteleden een lijst met verkiesbare personen.

naam en voornamen;

 

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,

en;

het gerechtvaardigd belang van de gemeente om haar ambtelijke structuren vorm te geven naar haar eigen inrichtingsvrijheid.

Ledenadministratie

De gemeente maakt gebruik van een ledenadministratie.

Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd:

·         naam en voornamen;

·         straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats;

·         geboortedatum en -plaats;

·         geslacht;

·         burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang van de huidige burgerlijke staat;

alsmede de volgende gemeentelijke gegevens:

        doop, met vermelding van de datum en de naam van de gemeente;

        kerkelijke inzegening van het huwelijk, met vermelding van de datum;

        de aard van de verbondenheid met de gemeente: als lid of als bezoeker.

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,

en/of;

ter uitvoering van de overeenkomst van het lidmaatschap.

 

 

VERWERKINGEN VANWEGE HET PLAATSELIJK LEVEN EN WERKEN VAN DE GEMEENTE

In het kader van het plaatselijk leven en werken van de gemeente worden diverse persoonsgegevens verwerkt. Per verwerkingsstroom staat in onderstaande tabel om welke situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.

Situatie

welke gegevens zijn erbij betrokken

grondslag

Er wordt een nieuwsbrief Outlook beschikbaar gesteld bij elke zondagse dienst om betrokkenen op de hoogte brengen van de activiteiten van de gemeente. Daarnaast worden er elektronisch uitnodigingen of mededelingen per email verstuurd.

De nieuwsbrief wordt wekelijks uitgegeven:

emailadres

De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,

haar gerechtvaardigd belang,

en;

de uitvoering van de overeenkomst.

Er worden in de Outlook gegevens van zieke personen vermeld. Ook op een afgeschermd gedeelte van de website worden gebedspunten voor zieken vermeld.

naam en voornaam;

soms kamernummer van zieken-/verzorgings-huis

Voor het vermelden van gegevens rondom ziekte in de nieuwsbrief heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkene.

Op de website kan een adres van een bezoeker worden opgezocht.

De adressen zijn alleen voor de vaste bezoekers toegankelijk

        naam en voornamen;

        straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats;

        geboortedatum en -plaats;

        geslacht;

        e-mailadres

        telefoonnummer

Voor het opzoekbaar maken  van gegevens van vaste bezoekers heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkenen.

Tijdens een dienst worden in gebed of anderszins namen van leden van de gemeente genoemd.

De dienst is alleen in het kerkgebouw te volgen.

De preek is te beluisteren op een afgeschermd deel van de website.

        de naam en voornamen

        gegevens rondom ziekte en gezondheid

De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God.

audio-opnames van de preek tijdens zondagse diensten gepubliceerd

        de preken staan op een alleen voor vaste bezoekers toegankelijk deel van de website.

        bij bijzondere diensten (rouw-, trouw- en doop- diensten) zijn met de direct betrokkenen afspraken gemaakt over het in beeld brengen en de verwerking van die registratie. Deze wordt niet gepubliceerd.

Het is mogelijk dat er gegevens van mensen tijdens de preek worden verwerkt. Daartoe dienen betrokkenen toestemming te geven.

Om al haar vaste bezoekers in staat te stellen deze diensten mee te maken plaatst de gemeente preken online op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang.

 

Op onze website staan foto’s van functionarissen van de gemeente.

        foto

        onderschrift met naam en functie

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.

Op onze website staan portretfoto’s van bezoekers van de gemeente.

op een ledenpagina

 

foto

De gemeente verwerkt foto’ s van bezoekers om personen te kunnen herkennen. Iemand kan zijn eigen foto verwijderen of vervangen.

Op onze website staan foto’s van activiteiten met bezoekers van de gemeente.

        op een afgeschermd deel

        op een openbaar deel

 

foto

De gemeente verwerkt foto’ s van bezoekers van een activiteit om een beeld te geven van de gemeente. De gemeente heeft toestemming verkregen van de op de foto duidelijk herkenbare personen om deze op het openbare deel van de website te plaatsen.

Op onze website staan functionarissen van de gemeente.

op de openbare contactpagina

        e-mailadres

        naam

        taakveld

 

De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.

 

BEWAARTERMIJNEN

Wij zullen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van leden bewaren we in ieder geval zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving gaat een beperkt deel naar een historisch archief. Soms gelden er wettelijk langere bewaartermijnen zoals voor financiële gegevens.

DOORGIFTE AAN DERDEN

Er worden geen gegevens aan derden buiten de gemeente doorgegeven.

 

Bijlage 1: organisatorische en beleidsmatige maatregelen voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.

maatregel

Het leiderschapsteam evalueert het privacy-beleid (inclusief het privacy-statement)

jaarlijks

Alle vrijwilligers/ambtsdragers/functionarissen van de gemeente krijgen een bericht over het privacybeleid van de gemeente, met toezending van het privacy-statement, ten minste

eenmalig (datum1 juni 2018)

bij intreding in de positie/functie/het ambt

 

De bezoekers van de gemeente worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid van de gemeente, door het ter beschikking stellen van het privacy-statement, door

de website

 

Binnen de gemeente is de afspraak dat vertrouwelijke gesprekken plaatsvinden  in een afgezonderde ruimte.

Binnen de gemeente is de afspraak met betrekking tot wachtwoorden waarmee men toegang krijgt tot persoonsgegevens vanuit de gemeente dat deze:

jaarlijks worden gewijzigd voor leden met meer rechten

De gemeente beveiligt gegevens (zowel op de computer, als in een kast) door een wachtwoord of een slot op de ruimte of kast.

Nieuwsberichten met persoonsgegevens worden uitsluitend op een afgeschermd deel van de website vermeld tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven door de betrokkenen